Bạn đã bao giờ gửi một email quan trọng nhưng không nhận được phản hồi? Trong thời đại tràn ngập email này, bạn cần có kế hoạch và nỗ lực để khiến ai đó chú ý.
Chúng tôi đã hỏi 5 ông trùm kinh doanh và cố vấn trong The Oracles về cách làm cho email của họ nổi bật:
Nhấn mạnh vào dòng chủ đề
Theo Gary Vaynerchuk, người sáng lập và CEO của VaynerX, tác giả bán chạy nhất của Thời báo New York Times, hãy thu hút sự chú ý của người nhận với dòng chủ đề của bạn.
“Hãy mở đầu bằng một điều bạn mong muốn, sau đó bắt đầu mở rộng, viết về điều bạn muốn nói”.
Tìm kiếm trên Google sẽ cho bạn thấy các ví dụ về dòng chủ đề thu hút sự chú ý từ email của tôi. Còn về nội dung? “Chủ đề… Nội dung”. Quan trọng nhất vẫn là phần đầu để người nhận không bỏ qua email của bạn vì nghĩ đó là tin quảng cáo.
Lên kế hoạch, suy nghĩ về nội dung trước khi gửi và tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ. Khi đó họ sẽ cởi mở hơn và coi trọng giá trị của bạn mang lại.
Cuối cùng, hãy bỏ chế độ tự trả lời cho email của bạn. Bạn phải đồng cảm với mọi người và xây dựng mối quan hệ. AI, chế độ tự động trả lời hay ứng dụng quản lí không thể làm điều đó thay bạn.
Không bao giờ yêu cầu điều gì trừ khi bạn thực sự cần nó
Kara Goldin, người sáng lập và Giám đốc điều hành của Hint Inc. Nguồn:CNBC
Tôi không bao giờ yêu cầu ai trừ khi thực sự cần họ giúp đỡ. Vào thời điểm đó, tôi làm dòng tiêu đề rất rõ mục đích của mình: “Kara. Xin chào. Tôi tự hỏi liệu có thể nhận được sự giúp đỡ của bạn không?” (nhưng hãy tránh làm điều này quá thường xuyên, nghĩ về nó như câu hỏi chỉ dùng 1 đến 2 lần trong sự nghiệp của bạn).
Dưới đây là một ví dụ về cách xử lí của tôi: Do trục trặc trong hệ thống thanh toán, các chiến dịch quảng cáo trên Facebook của chúng tôi liên tục bị cắt mỗi khi đạt được số lượt xem ổn định và chi tiêu một số tiền lớn.
Mặc dù quen biết giám đốc điều hành của Facebook – Sheryl Sandberg, tôi không muốn làm phiền cô ấy với việc này. Nhưng nó đã thực sự trở thành một vấn đề lớn vì vậy, cuối cùng tôi đã gửi cho cô ấy email này: “Chào Sheryl, tôi là Kara. Tôi có thể nhờ bạn giúp việc này không?”
Ngay sau đó, cô ấy gửi email lại cho tôi để hỏi chi tiết và vấn đề đã được giải quyết nhanh chóng trong 30 phút. Facebook cũng rất vui vì chúng tôi bắt đầu chi nhiều tiền hơn cho việc quảng cáo.
Nắm rõ đối tượng của bạn
Doanh nhân Michel Falcon Nguồn CNBC
Để có được sự chú ý của một người nào đó trong email, bạn phải suy nghĩ giống họ. Chúng tôi đào tạo nhân viên của mình để hiểu các loại tính cách khách hàng khác nhau để có thể cung cấp cho họ những trải nghiệm đáng nhớ. Bạn có thể tận dụng thực tế tương tự khi gửi email.
Nếu bạn gửi email cho giám đốc người thích đi thẳng vào vấn đề, hãy gửi phản ánh trực tiếp điều đó. Đừng đưa ra những lời giải thích dài dòng hay việc không liên quan tới công việc.
Nếu bạn gửi email cho một con người xã hội, người đánh giá cao cuộc đối thoại ngoài chủ đề, ví dụ tận dụng các ứng dụng như Vidyard để gửi video. Hãy hỏi về những điều ngoài cuộc sống để thân thiết hơn với họ.
Nếu bạn có thể gửi email cho người “thụ động”, người kín tiếng và không thể hiện nhiều tính cách lúc đầu, hãy bình tĩnh và tìm điều phù hợp, nhất là những điều ngược lại với con người xã hội.
Nội dung phải bao gồm mục đích, câu chuyện và lời đề nghị
Daniel Lesniak Nguồn: CNBC
Với sự phát triển của phương tiện truyền thông xã hội và các hình thức giao tiếp khác, email có thể bị bỏ qua và không được chú ý. Nhưng email vẫn là một trong những phần quan trọng nhất trong kinh doanh bất động sản của tôi cho đến ngày nay. Tôi sử dụng một số nguyên tắc để luôn nhận được phản hồi, điều mà tôi học được từ tác giả Russell Brunson.( Tác giả của cuốn sách Bí mật chuyên gia và là người sáng lập Russellbrunson.com)
Mỗi email cần bao gồm chủ đề, câu chuyện và lời đề nghị. Đầu tiên là dòng chủ đề, nó phải đủ hấp dẫn để khiến người nhận mở nó. Bạn đang cạnh tranh với hàng trăm email trong hộp thư đến của họ, vì vậy dòng tiêu đề của bạn phải khiến họ mở chúng.
Từ câu chuyện của bạn hãy chuyển sang lời đề nghị và tạo tiền đề cho bất cứ điều gì bạn yêu cầu. Trong đề nghị, hãy trực tiếp về những gì bạn muốn họ làm và tại sao nó sẽ có lợi cho họ. Đừng nóng giận khi không nhận được phản hồi. Thay vào đó, hãy kiên trì và thử lại.
Bày tỏ trên phương diện cá nhân và nhấn mạnh lợi ích người nhận sẽ đạt được
Doanh nhân Gail Corder Fischer Nguồn: CNBC
Tôi gửi email với cơ sở và mục đích rõ ràng và thường muốn người nhận tác động hay phản hồi lại vì điều đó chứng tỏ thư của tôi đang có giá trị và đi đúng hướng. Hầu hết khách hàng của tôi là những người cực kỳ bận rộn với hộp thư đến đầy. Vì vậy mục tiêu của tôi là tôn trọng thời gian và phục vụ nhu cầu của họ. Để làm điều đó tôi tạo ra một mối quan hệ tốt đẹp qua thông điệp đơn giản này: Luôn cung cấp giá trị trước khi yêu cầu bất cứ điều gì.
Khi tôi đã đạt được sự tin tưởng, tôi tôn trọng thời gian của họ bằng cách giữ cho các email của mình thân thiện, ngắn gọn và chính xác. Tôi không email có nội dung có vấn đề tiêu cực. Nếu có, tôi sẽ liên lạc bằng điện thoại. Nói chuyện sẽ tốt hơn vì sẽ tránh được sự hiểu nhầm khi đọc email.
Một bí mật khác là dòng chủ đề cá nhân sẽ thu hút sự chú ý của họ. Tôi đặt câu hỏi hoặc sử dụng các từ ngữ như vị trí và thuật ngữ ngành của họ. Mọi người thường muốn cảm thấy đặc biệt, vì vậy bất cứ điều gì trên phương diện cá nhân sẽ được đón nhận.
Theo Cafebiz.
