Sau khi trau chuốt CV và thư xin việc thật chỉn chu và lọt vào vòng phỏng vấn, chúng ta đã đi được nửa chặng đường đến vị trí tuyển dụng. Nhưng sau khi hoàn tất buổi phỏng vấn, rất nhiều người quên mất một bước quan trọng khác. Bước này có thể dẫn đến quyết định mang cơ hội vào tầm tay bạn nhanh hơn, đó là viết thư cảm ơn sau phỏng vấn. Vậy lá thư cảm ơn này có ý nghĩa gì và nên viết ra sao?
Khi đi xin việc thì chúng ta thường nghe mọi người truyền tai nhau những bí quyết như cách viết thư xin việc, resume, cách trả lời phỏng vấn để gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng nhưng lại hiếm khi nào chúng ta chia sẻ với nhau về chuyện viết thư cảm ơn sau buổi phỏng vấn.
Theo một cuộc khảo sát của CareerBuilder, nhiều nhà quản lý tuyển dụng cho rằng ứng viên thiếu “tha thiết với cơ hội tuyển dụng” nếu họ không gửi email cảm ơn sau phỏng vấn.
Công ty tuyển dụng việc làm Accounttemps cũng chỉ ra rằng có 80% nhà tuyển dụng đánh giá cao các lá thư cảm ơn sau phỏng vấn, trong khi chỉ có 24% ứng viên làm việc này.
Vị tổng giám đốc điều hành của công ty truyền thông Insider Inc, bà Jessica Liebman cũng từng viết trên một bài báo rằng trong suốt 10 năm sự nghiệp của mình, tất cả những ứng viên không viết thư cảm ơn sau buổi phỏng vấn đều bị loại.
Vì sao bạn cần gửi thư cảm ơn sau phỏng vấn?
Một mặt, gửi thư cảm ơn đơn giản là phép lịch sự truyền thống sau phỏng vấn, để nhà tuyển dụng thấy bạn là người lịch thiệp và chuyên nghiệp. Đây cũng là cách để nhắc nhà tuyển dụng bạn là ai khi họ bắt đầu đưa ra quyết định tuyển dụng.
Mặt khác quan trọng hơn, thư cảm ơn là cơ hội để nhắc lại vì sao bạn là người lý tưởng cho vị trí được tuyển dụng. Hãy coi đây là bước cuối cùng cần làm để tác động vào quyết định lựa chọn của nhà tuyển dụng.
Lá thư cảm ơn cũng là cơ hội để xóa đi những khoảnh khắc không-hoàn-hảo trong buổi phỏng vấn. Bạn có thể làm rõ câu trả lời mà bạn chưa trả lời tốt, thêm các chi tiết về kinh nghiệm hoặc khả năng có liên quan đã không được đề cập đến trong cuộc trò chuyện trước đó.
Vì vậy, nếu muốn gia tăng cơ hội trúng tuyển thì việc gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng là điều rất quan trọng.
Chúng ta nên gửi thư vào lúc nào là phù hợp nhất?
Nếu các bạn gửi thư ngay sau khi rời khỏi phòng phỏng vấn thì người tuyển dụng có thể đánh giá bạn chưa suy nghĩ thấu đáo khi viết nội dung thư.
Một bức thư điện tử cảm ơn ngắn gọn súc tích gửi sớm nhất sau 2 tiếng và trong vòng 24 tiếng đồng hồ là lý tưởng nhất. Thư cần thể hiện sự quan tâm, trân trọng cơ hội gặp gỡ cũng như tóm tắt các nội dung liên quan tới buổi phỏng vấn.
Làm cách nào để có địa chỉ email của người phỏng vấn?
Không phải ai có địa chỉ liên lạc của người quản lý trực tiếp phỏng vấn mình. Rất nhiều trường hợp người liên lạc và sắp xếp lịch hẹn cho bạn là bộ phận admin, hoặc phòng nhân sự.
Các bạn có thể xin danh thiếp của người phỏng vấn mình, hoặc nếu họ không mang theo danh thiếp lúc đó, bạn cũng có thể hỏi email của họ và ghi vào sổ tay sau khi buổi phỏng vấn kết thúc.
Một cách khác là hỏi địa chỉ email của họ qua phòng nhân sự. Tuy nhiên, trong trường hợp này, bạn cũng đừng quên gửi kèm một lá thư cảm ơn đến admin, hoặc phòng nhân sự, những người đã gián tiếp mang cơ hội phỏng vấn đến cho bạn bằng cách nào đó.
Nên gửi email hay viết thư tay?
Dĩ nhiên, email hay thư tay đều có mặt lợi ích nổi bật riêng. Nếu có thể, bạn nên gửi cả hai để tăng cơ hội ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng cũng như thể hiện sự nhiệt tình với vị trí ứng tuyển.
Nếu bạn thực sự muốn tăng tối đa cơ hội gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, hãy gửi email cảm ơn trong 24 giờ và liên lạc sau đó bằng một lá thư tay cảm ơn.
Tuy đều là thư cảm ơn, nhưng các chuyên gia trong lãnh vực tuyển dụng cho rằng nội dung hai bức thư này nên khác nhau. Email nên cảm ơn ngắn gọn về cơ hội gặp gỡ, thể hiện mong muốn cho lần gặp kế tiếp còn lá thư tay nên nêu một vài điểm trong buổi phỏng vấn về vị trí tuyển dụng cũng như những dự án của công ty mà người tuyển dụng chia sẻ với bạn.
Những mẹo viết thư cảm ơn
Giống như bất kỳ việc viết lách nào khác, cách tốt nhất là đặt người đọc của bạn ở vị trí trung tâm.
Hãy giải quyết các vấn đề và mối quan tâm của người phỏng vấn. Nếu có bất cứ câu hỏi nào được đưa ra bởi người phỏng vấn về năng lực của bạn, hãy bổ sung trong thư.
Mặt khác, nếu bạn có kết nối với người phỏng vấn ở một chủ đề riêng biệt nào đó, bạn cũng có thể đề cập đến trong thư của mình như một cách để nhắc họ nhớ bạn là ai.
Bạn nênnkhẳng định lại vì sao bạn muốn công việc này, phẩm chất của bạn là gì, bạn sẽ làm như thế nào để có những đóng góp quan trọng cho công ty.
Thư cảm ơn cũng là một cơ hội hoàn hảo để đề cập về bất kỳ thứ gì quan trọng mà người phỏng vấn đã bỏ qua không hỏi hoặc bạn đã không trả lời một cách thấu đáo hoặc như ý.
Bởi đây không phải là một thư giới thiệu bản thân mà là một cách ngắn gọn để nhắc nhà tuyển dụng về việc vì sao bạn là lựa chọn đúng cho vị trí công việc đó, nên thư cần ngắn gọn súc tích.
Nếu thoả thuận không đạt được, một lá thư từ chối sẽ gây ấn tượng về bạn tốt hơn. Bạn chẳng biết được tương lai sẽ ra sao – sao phải tự làm mất cơ hội của mình?
Hãy kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi thư. Nếu bạn chưa chắc chắn về tên hay chức danh của người phỏng vấn, hãy gọi tới văn phòng công ty để kiểm tra lại. Nỗ lực của bạn sẽ được đền đáp xứng đáng.
Các bước viết thư cảm ơn
Tiêu đề thư cảm ơn sau phỏng vấn
Bạn nên đề cập đến tên, vị trí mà mình ứng tuyển tại doanh nghiệp, điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng hình dung bạn là ai, từ đó có ấn tượng tốt hơn.
Thông tin cá nhân
Là một ứng viên thông minh, bạn nên hiểu rằng mỗi đợt tuyển nhân viên, nhà tuyển dụng sẽ gặp gỡ rất nhiều ứng viên khác nhau nên rất có thể, họ sẽ không nhớ rõ về bạn. Thế nên dù là thư cảm ơn, bạn cũng nhớ thêm các thông tin của mình: Họ tên, số điện thoại, email, địa chỉ, vị trí ứng tuyển… để nhà tuyển dụng hình dung về bạn rõ ràng nhất cũng như thuận tiện cho việc liên lạc.
Tạo kết nối
Bạn cũng nên tạo ra sự kết nối giữa email cảm ơn và cuộc phỏng vấn bạn vừa có. Đơn giản bạn chỉ cần cảm ơn người đã cho mình cơ hội. Nhưng bạn cũng có thể đi sâu hơn một chút và gợi nhớ cho họ về cuộc trò chuyện và những điểm tích cực mà bạn chia sẻ.
Hãy tạo ra một kết nối và ấn tượng về bạn như một ứng viên sáng giá trong tâm trí của người phỏng vấn. Nhớ lại buổi phỏng vấn và chọn vấn đề bạn có thể đề cập đến.
Lặp lại sự phù hợp của mình cho vị trí ứng tuyển
Bạn cũng nên đưa ra lời nhắc ngắn gọn về việc bạn là người phù hợp cho vị trí này. Bạn nên nhanh chóng điểm qua một vài lí do để chứng tỏ mình là một ứng cử viên sáng giá.
Ví dụ, nếu bạn nhận ra trong cuộc phỏng vấn rằng nhà tuyển dụng có nhấn mạnh đến tầm quan trọng của việc giao tiếp (hoặc bạn tự hỏi họ về điều đó), thì bạn nên nhắc lại kĩ năng giao tiếp tốt của mình tốt đến thế nào. Đó có thể là ví dụ bạn đã đề cập trong cuộc phỏng vấn hoặc một thành tích mà bạn đạt được trước đó.
Thái độ lịch sự, khiêm nhường
-Một bức thư phản hồi tốt cần có một giọng điệu lịch sự và tích cực.
-Không sử dụng chữ viết hoa hoặc chấm câu khiến email khó đọc.
-Tránh các biểu tượng cảm xúc.
-Kiểm tra chính tả và ngữ pháp trước khi gửi.
-Hạn chế tiếng lóng ở mức tối thiểu
Điều cần tránh khi viết thư cảm ơn
Sao chép y nguyên mẫu thư trên mạng
Sai lầm lớn nhất của ứng viên khi gửi một bức thư cảm ơn là sao chép từ các mẫu có sẵn. Có thể các mẫu thư cảm ơn này được trình bày một cách chuyên nghiệp hơn nhưng chúng không mang dấu ấn cá nhân của bạn và điều này không tạo cảm giác thú vị đối với nhà tuyển dụng.
Tránh đưa ra đòi hỏi, lương bổng, trợ cấp
Yêu cầu một cuộc phỏng vấn thứ hai, hoặc chê bai bất kỳ điều gì trong thư cảm ơn. Điều đó khiến cho bạn trông tuyệt vọng và huênh hoang.
Bạn vừa có một cuộc phỏng vấn nhưng chưa chắc công việc đó đã là của bạn. Không nên sử dụng thư cảm ơn để đưa ra bất kỳ đề xuất tiền lương nào cả. Đừng đề cập đến các yêu cầu nghỉ việc sắp tới hoặc các câu hỏi về gói chăm sóc sức khoẻ.
Biện minh cho buổi phỏng vấn
Theo Scott Ledbury, đồng sáng lập của Slinky Productions, “Thư cảm ơn của bạn nên tích cực, và không sử dụng nó để biện minh cho bản thân sau một cuộc phỏng vấn nghèo nàn”.
Thay vì lặp lại những câu trả lời vụng về của bạn, Ledbury gợi ý, “sử dụng cơ hội này để lấp đầy khoảng trống trong cuộc phỏng vấn của bạn, chẳng hạn như tìm ra câu trả lời sau đó và bạn đã nhận ra câu trả lời đó tốt hơn cho câu hỏi của họ”.
Theo SBS.
